Digitales Risikomanagement im Gesundheitswesen: Sicherheit und Effizienz mit dem iQMS-Modul
Im Gesundheits- und Sozialwesen tragen Trägerschaften und Geschäftsleitungen eine immense Verantwortung. Sie stehen mit voller Haftung für das Risikomanagement ihrer Institutionen ein. Vor diesem Hintergrund ist ein proaktives und systematisches Risikomanagement weit mehr als ein administrativer Aufwand – es ist eine strategische Notwendigkeit. Ein professionell geführtes System schützt nicht nur Bewohnende, Klienten und Mitarbeitende vor Schäden, sondern sichert auch die Organisation selbst vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.
Die Implementierung eines solchen Systems in der Praxis ist jedoch oft mit erheblichen Hürden verbunden. Viele Einrichtungen kämpfen damit, einen durchgängigen, transparenten und nachvollziehbaren Prozess zu etablieren, der über die blosse Dokumentation hinausgeht und aktive Steuerung ermöglicht.
Typische Herausforderungen in der Praxis
Die Komplexität des Risikomanagements in Gesundheitseinrichtungen führt in der Praxis häufig zu wiederkehrenden Problemen. Ohne ein zentrales, digitales Werkzeug sehen sich Verantwortliche mit grundlegenden Fragen konfrontiert, die auf ungelöste Kernherausforderungen hinweisen. Diese lassen sich in drei wesentliche Punkte zusammenfassen:
Mangelnde Übersicht: Informationen sind oft dezentralisiert und inkonsistent, was eine zeitnahe, ganzheitliche Steuerung verhindert.
Inkonsistente Bewertung: Das Fehlen einheitlicher Kriterien führt zu subjektiven Einschätzungen, die einen objektiven Vergleich und eine verlässliche Priorisierung verunmöglichen.
Lückenhafte Nachverfolgung: Die Umsetzung und Wirksamkeit von Massnahmen wird oft nicht systematisch kontrolliert, wodurch der Regelkreis des Risikomanagements unterbrochen wird.
Eine spezialisierte digitale Lösung setzt genau an diesen Punkten an, um einen strukturierten, transparenten und kontrollierbaren Prozess zu gewährleisten.
Die Lösung: Ein ganzheitlicher und ISO-konformer Ansatz
Das iQMS-Modul „Risikomanagement“ wurde als massgeschneiderte Lösung entwickelt, um die zuvor genannten Herausforderungen systematisch zu bewältigen. Es bietet einen integrierten Rahmen, der Sicherheit, Transparenz und Effizienz in den Mittelpunkt stellt. Die Kernvorteile des Systems sind:
Vollständige Prozessabbildung
Das Tool bildet den gesamten Risikomanagementprozess, von der Identifikation über die Bewertung bis zur Neubewertung nach Massnahmenumsetzung, digital ab und unterstützt die Anwender in jedem Schritt.
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ISO-Konformität
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Der gesamte Prozess kann vollständig digital und ISO-konform abgebildet werden, was eine entscheidende Grundlage für erfolgreiche Audits, Zertifizierungen und die Erfüllung regulatorischer Anforderungen darstellt.
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Integration in das Qualitätsmanagement
Durch die direkte Verknüpfungsmöglichkeit mit iQMS-Prozessen und -Dokumenten wird das Risikomanagement nahtlos in das übergeordnete Qualitätsmanagementsystem der Einrichtung integriert und Silodenken vermieden.
Um diese Vorteile zu realisieren, führt das Modul die Verantwortlichen durch einen klar strukturierten und logisch aufgebauten Prozess.
Der strukturierte Risikomanagementprozess im Detail
Die Stärke des iQMS-Moduls liegt in seiner systematischen Struktur, welche die Anwender Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt. Dies sorgt für maximale Klarheit, Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass keine wesentlichen Aspekte übersehen werden. Der Prozess gliedert sich in die folgenden sechs Phasen:
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Identifikation und Definition der Risiken: Am Anfang steht die systematische Erfassung aller relevanten Risiken. Hierbei kann optional auf einen vorgefertigten, aber individuell anpassbaren Risikokatalog zurückgegriffen werden, um den Prozess zu beschleunigen.
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Beurteilung und Bewertung der Risiken: Jedes Risiko wird anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial bewertet. Das System errechnet daraus automatisch ein Risikorating, das einen objektiven Vergleich und eine Priorisierung ermöglicht.
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Dokumentation und Kontrollen: Bestehende Instrumente, die bereits zur Risikoreduktion beitragen, werden systematisch erfasst und dem jeweiligen Risiko zugeordnet. Dabei wird auch dokumentiert, wer für diese vorhandenen Kontrollen verantwortlich ist.
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Festlegen zusätzlicher Massnahmen: Wird ein Risiko trotz bestehender Kontrollen als zu hoch eingestuft, werden an dieser Stelle zusätzliche, neue Massnahmen zur Risikoreduktion definiert.
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Umsetzung und Kontrolle der Massnahmen: Die Umsetzung der neu definierten Massnahmen wird terminiert, Verantwortlichkeiten werden zugewiesen und die Durchführung wird systematisch nachverfolgt.
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Neubewertung der Risiken: Nach der erfolgreichen Umsetzung der Massnahmen erfolgt eine abschliessende Neubewertung des Risikos, um die Wirksamkeit der getroffenen Vorkehrungen zu überprüfen und den Regelkreis zu schliessen.
Kernfunktionalität: Transparenz und Kontrolle auf einen Blick
Die Stärke des Moduls liegt im interaktiven Zusammenspiel seiner zwei direkt miteinander verknüpften Hauptkomponenten: der Risikomatrix und der Risikotabelle. Gemeinsam ermöglichen sie sowohl einen schnellen, visuellen Überblick über die gesamte Risikolandschaft als auch eine tiefgehende, gefilterte Analyse. Klickt ein Anwender auf ein beliebiges Feld in der Risikomatrix, filtert das System die darunterliegende Risikotabelle augenblicklich und zeigt nur die Risiken an, die dieser spezifischen Bewertung entsprechen.
Intelligente Unterstützung und proaktive Überwachung
Das iQMS-Modul ist kein passives Dokumentationswerkzeug, sondern unterstützt die Anwender aktiv bei der Umsetzung und Kontrolle von Massnahmen. Ziel ist es, einen wesentlichen Beitrag zur Vermeidung von Schadenseintritten zu leisten, indem der Prozess lückenlos überwacht wird. Diese Funktionen adressieren direkt die Kernherausforderung der lückenhaften Nachverfolgung.
