Das iQMS Modul Verbesserungswesen: Ihr Motor für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist im Gesundheits- und Sozialwesen zentral, weil er die Qualität der Betreuung und Pflege systematisch erhöht und gleichzeitig Risiken für Bewohner, Klienten und Mitarbeitende reduziert. Um diesen Motor jedoch effizient am Laufen zu halten, bedarf es mehr als nur guter Absichten. Es braucht ein zentrales, digitales Werkzeug, das Ideen, Meldungen und Massnahmen systematisch erfasst, steuert und nachverfolgt.
Die Herausforderung: Feedback effizient erfassen und nachverfolgen
In der Praxis gestaltet sich die Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen, Fehlermeldungen oder Kundenfeedback oft komplex und unübersichtlich. Wertvolle Informationen gehen über zahlreiche Kanäle ein und drohen, im Tagesgeschäft unterzugehen oder nicht konsequent genug verfolgt zu werden. Dies führt zu typischen Herausforderungen:
Vielfältige Eingangskanäle: Meldungen gehen in Papierform über interne Briefkästen ein, landen als E-Mail im allgemeinen Postfach, werden telefonisch durchgegeben oder mündlich an Mitarbeitende herangetragen. Diese Vielfalt erschwert eine zentrale Erfassung und erhöht das Risiko, dass wichtige Hinweise verloren gehen. Das System bietet hierfür die nötige Flexibilität, indem es sowohl die direkte Eingabe durch jeden Mitarbeiter als auch die zentrale Erfassung dieser externen Meldungen durch QM-Mitarbeitende ermöglicht.
Fehlende Transparenz: Ohne ein zentrales System ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Wer ist für welche Meldung verantwortlich? In welchem Bearbeitungsstatus befindet sie sich? Welche Massnahmen wurden bereits ergriffen? Diese fehlende Transparenz lähmt den Verbesserungsprozess.
Mangelnde Verbindlichkeit: Wenn Meldungen nicht systematisch zugewiesen und mit Fristen versehen werden, bleibt die Umsetzung oft auf der Strecke. Die Nachverfolgung von Massnahmen wird vernachlässigt, und der gesamte Prozess verliert an Verbindlichkeit und Wirkung.
Das iQMS Modul Verbesserungswesen wurde entwickelt, um genau diese Herausforderungen zu meistern und einen strukturierten, nachvollziehbaren Prozess zu etablieren.
Die Lösung: Ein zentrales System für alle Qualitätsmeldungen
Das iQMS Modul Verbesserungswesen ist die zentrale Plattform, die den gesamten Lebenszyklus einer Qualitätsmeldung unterstützt – von der ersten Erfassung über die Bearbeitung bis hin zum kontrollierten Abschluss. Es dient als einheitlicher Sammelpunkt für alle relevanten Ereignisse und stellt sicher, dass keine Information verloren geht.
Mit dem Modul können unter anderem die folgenden Arten von Ereignissen erfasst und systematisch bearbeitet werden:
• Beschwerden
• Fehler
• CIRS (Critical Incident Reporting System)
• Positive Rückmeldungen
• Verbesserungswünsche
• Anregungen
Diese zentrale Erfassung schafft die unverzichtbare Grundlage für einen transparenten und lückenlos nachvollziehbaren Prozess. Der strukturierte Workflow des Moduls stellt im nächsten Schritt sicher, dass jede Meldung die nötige Aufmerksamkeit erhält und zu konkreten Ergebnissen führt.
Der strukturierte Workflow: Von der Meldung bis zum Abschluss
Ein klar definierter und nachvollziehbarer Workflow ist das Herzstück eines effektiven Verbesserungswesens. Das iQMS Modul stellt genau dies durch einen logischen, dreistufigen Status-Prozess sicher, der durch automatisierte Benachrichtigungen unterstützt wird und für maximale Effizienz sorgt.
1. Neues Ereignis erfassen
Jeder Mitarbeiter kann unkompliziert über eine intuitive Eingabemaske ein neues Ereignis erfassen. Dabei können alle relevanten Details eingetragen und zur Dokumentation auch Dateien wie E-Mails oder Fotos angehängt werden. Mit dem Abschicken der Meldung wird automatisch eine E-Mail an den zuständigen Qualitätsbeauftragten (Q-Beauftragten) als zentrale Steuerungsinstanz generiert. Dies garantiert, dass keine Meldung unbemerkt bleibt und eine sofortige Reaktion eingeleitet werden kann.
2. Weiterleiten und Bearbeiten
Der Q-Beauftragte prüft die eingegangene Meldung auf Vollständigkeit und leitet sie anschliessend an die zuständige Person – in der Regel den jeweiligen Prozesseigner – zur Bearbeitung weiter. Auch dieser Schritt wird durch eine automatisch generierte E-Mail begleitet, die den Bearbeiter über seine neue Aufgabe informiert. So werden klare Verantwortlichkeiten geschaffen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten wird lückenlos dokumentiert.
3. Abschliessen und Überprüfen
Nachdem die notwendigen Massnahmen umgesetzt wurden, wird das Ereignis abgeschlossen. Eine besondere Stärke des Moduls liegt hier in der optionalen Überprüfungsphase: Insbesondere bei komplexen Massnahmen kann eine zeitlich begrenzte Testphase definiert werden. Das System erinnert den Q-Beauftragten nach Ablauf dieser Frist per E-Mail-Reminder daran, die Wirksamkeit der Massnahme zu validieren. Erst nach dieser erfolgreichen Prüfung wird das Ereignis endgültig abgeschlossen, was die Nachhaltigkeit der Verbesserungen sicherstellt.
Dieser durchgängig elektronische und automatisierte Workflow sorgt für Effizienz, Transparenz und eine hohe Verbindlichkeit im gesamten Verbesserungsprozess und legt damit den Grundstein für eine gelebte Verbesserungskultur.
